POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Objeto y ámbito de aplicación

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la Política) se adopta por SOLUTEC ORIENTE S.A.S. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes de la República de Colombia.

La Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de las que SOLUTEC ORIENTE S.A.S. es responsable, incluidos los datos recolectados a través del sitio web www.solutecoriente.com, de su formulario de contacto, de comunicaciones comerciales y de la ejecución de relaciones contractuales con clientes, proveedores y aliados.

Toda persona que suministre sus datos personales a SOLUTEC ORIENTE S.A.S. declara conocer y aceptar los términos aquí establecidos.

2. Identificación del responsable del tratamiento

3. Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y su tratamiento. Para efectos de esta Política, SOLUTEC ORIENTE S.A.S.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

4. Principios rectores

El tratamiento de datos personales por parte de SOLUTEC ORIENTE S.A.S. se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos personales que se recolectan

A través del formulario de contacto del sitio web se recolectan los siguientes datos:

• Nombre del interesado.
• Empresa u organización a la que pertenece.
• Servicio de interés seleccionado.
• Mensaje con la descripción de la necesidad.

En el marco de relaciones comerciales y contractuales, SOLUTEC ORIENTE S.A.S. puede recolectar adicionalmente datos de identificación y contacto (documento de identidad o NIT, dirección, teléfono y correo electrónico), datos de facturación y datos derivados de la prestación de servicios de soporte técnico.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Atender solicitudes de cotización y de información sobre los servicios ofrecidos.
2. Establecer y mantener contacto comercial con clientes actuales y potenciales.
3. Celebrar y ejecutar contratos de suministro, instalación, mantenimiento y desarrollo de soluciones tecnológicas.
4. Prestar servicios de soporte técnico y atender requerimientos de posventa.
5. Realizar la facturación, el recaudo y el cobro de los servicios prestados.
6. Enviar comunicaciones comerciales, promocionales e informativas sobre los servicios de SOLUTEC ORIENTE S.A.S.
7. Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales aplicables en Colombia.

7. Autorización y prueba de la misma

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar cualquier tratamiento de sus datos personales. En el sitio web, dicha autorización se obtiene mediante una casilla de verificación de marcación obligatoria y no marcada por defecto, ubicada en el formulario de contacto, que remite a esta Política.

La autorización también puede obtenerse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó, tales como la remisión voluntaria de datos por correo electrónico o mensajería instantánea.

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. conserva prueba de la autorización otorgada mediante el registro electrónico del envío del formulario —que incluye la marcación de la casilla y la fecha de la operación—, la conservación de los correos electrónicos recibidos y el archivo de los documentos contractuales suscritos.

8. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOLUTEC ORIENTE S.A.S.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley señale que no es necesaria.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la autoridad haya determinado que hubo conducta contraria a la ley.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y por estipulación a favor de otro.

9. Consultas y reclamos: procedimiento y plazos

9.1. Consultas

El titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de SOLUTEC ORIENTE S.A.S. remitiendo su solicitud al correo gerencia@solutecoriente.com, indicando su nombre completo, número de documento, datos de contacto y el objeto de la consulta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.2. Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo al correo gerencia@solutecoriente.com, con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLUTEC ORIENTE S.A.S., conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

10. Área responsable de la atención

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. designa a la Gerencia como el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Los canales dispuestos son:

11. Deberes del responsable y del encargado

11.1. Deberes del responsable

SOLUTEC ORIENTE S.A.S., en su calidad de responsable, se obliga a garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización otorgada; informar debidamente las finalidades del tratamiento; conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado; actualizar y rectificar la información cuando corresponda; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad.

11.2. Deberes del encargado

Los encargados que traten datos por cuenta de SOLUTEC ORIENTE S.A.S. deben garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, realizar oportunamente las actualizaciones y rectificaciones que el responsable les indique, tramitar las consultas y reclamos que reciban, abstenerse de circular información objeto de reclamo mientras este se resuelve y permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

12. Medidas de seguridad

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

• Técnicas: transmisión cifrada mediante protocolo HTTPS en el sitio web; control de acceso a los sistemas mediante credenciales individuales; uso de mecanismos antifraude en el formulario de contacto (Google reCAPTCHA); copias de respaldo de la información; y actualización periódica del software empleado.
• Humanas: acceso a la información restringido al personal que lo requiera por razón de sus funciones, sujeto a deberes de confidencialidad.
• Administrativas: definición de responsabilidades internas, atención centralizada de solicitudes en la Gerencia y suscripción de compromisos de confidencialidad con proveedores y encargados.

13. Transferencia y transmisión internacional de datos

El titular autoriza expresamente a SOLUTEC ORIENTE S.A.S. a transmitir sus datos personales a encargados ubicados fuera del territorio colombiano, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política. Los proveedores actualmente utilizados son:

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. verifica que dichos encargados cuenten con políticas de tratamiento y medidas de seguridad que otorguen a los datos un nivel de protección adecuado, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones del Decreto 1074 de 2015 sobre transferencia y transmisión internacional de datos.

14. Vigencia de la política y de las bases de datos

La presente Política rige a partir del 08 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras SOLUTEC ORIENTE S.A.S. desarrolle su objeto social, salvo modificación expresa.

Los datos personales contenidos en las bases de datos se mantendrán mientras exista la relación comercial con el titular y durante el término necesario para cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables en Colombia. Vencidos dichos términos, y cuando no exista deber legal o contractual de conservación, los datos serán suprimidos.

15. Procedimiento de modificación

SOLUTEC ORIENTE S.A.S. podrá modificar esta Política en cualquier momento para adecuarla a cambios normativos, jurisprudenciales o a su operación. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares mediante su publicación en www.solutecoriente.com con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia, indicando la nueva fecha de actualización. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización del titular.